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公文寫作常見的公文格式問題

時間:2019-12-10 09:36:29    來源:幫你寫公文微信公眾號    作者:    點擊

一、發文字號不規范

公文版頭包括:份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人6個要素,在這6個要素中,出現問題最多的是發文字號。發文字號由發文機關代字、年份和發文順序號組成,常見的錯誤主要表現在:一是年份書寫不規范。把2017年寫成17,不夠完整準確;二是年份外面使用中括號、小括號等。不夠規范,正確的寫法是使用﹝××﹞六角括號。

二、文種使用不規范

在文種選擇和使用方面,出現的問題比較多。一是生造文種。按照《條例》的規定,法定運行的文種包括:決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要這15種。也就是說選擇發文的文種時,不能在這15種之外。比如:××市人民政府關于××年××工作的實施方案,這種寫法顯然是不規范的,因為實施方案不是法定文種應該修改為:××市人民政府關于印發××年××工作的實施方案的通知。

還有就是疊用文種。《條例》中規范的15個文種,不能把兩個不同作用的文種疊加在一起使用。比如關于××××的請示報告,請示和報告都是上行文,上級接到此文以后無法確定到底是請示的事項還是報告的事項,不能正確處理。因為,二者的行文目的和回復形式是不同的,請示的適用范圍是向上級機關請求指示和批準。所以請示通常是請求上級批準、解決和指示,需要上級以批復的形式給予明確的答復,一個請示必須用一個批復回復;報告的適用范圍是向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。報告屬于請閱件,上級通常會以閱存的方式處理。

三、標題寫作不規范

標題是公文內容的提煉概括,是用最簡練的語言概括出公文核心的內容,讓收文者通過閱讀標題,清楚文件的基本內容。完整的公文標題包括發文機關、事由和文種三個部分。在實際寫作中容易出現的問題是標題要素不完整,有的機關單位發文只寫事由和文種,有的只寫文種,隨意的省略發文機關和事由,這樣的寫法不利于收文者掌握公文基本的內容,影響工作效率。

四、正文寫作不規范

公文的主體部分最核心的要素是正文,正文寫作是寫作者對于公文主題的把握、框架的搭建、材料的分析以及語言運用的綜合體現。正文里涵蓋的要點是方方面面的。而正文當中,經常出現錯誤的就是結構層次序號。公文正文內容比較復雜時,需要劃分結構層次,公文正文結構層次序數依次可以用“一”、“(一)”、“1”、“(1)”標注,一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

  

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