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應急狀態下,怎樣處理公文更科學?

時間:2020-03-16 15:08:35    來源:秘書工作微信公號    作者:    點擊

在抗震救災、應對公共衛生事件、處置群體性事件等應急狀態下,公文處理往往辦理時間緊、專業性強、急密件多、質量要求高,對快速反應、安全運轉、高效辦理提出了更嚴標準。四川成都市委辦公廳堅持“制度化、標準化、規范化”理念,對應急狀態下公文處理由“粗放型”向“精細化”的實踐進行系統總結,初步形成了一套機制,結合此次應對新冠肺炎疫情作了新的探索與思考。

一、收文堅持“四個一”,確??旖莅踩?/strong>

一套流程實現快研快辦。人員分班值守、24小時在崗,專人負責前端收文并重點研判緊急程度,實行“紅、黃、綠”標注區分,紅件即辦、黃件平辦、綠件緩辦。

一體運行實現高效運轉。急件壓縮層層審簽環節,需提擬辦意見的緊急公文,領導下沉實行集中會商研判,扁平辦理。密件內網傳輸、普件內外網兼用,第一時間網發送簽,即收即辦即送。非涉密閱知性緊急公文,及時掃描制作電子版網發領導掌握。

一次調整實現安全有序。原則上不收發紙質文件,對必需紙質交換件縮減交換時間和頻次,配置使用紫外線、臭氧文件消毒柜等專用消殺設備,并在文件中轉點設置安全箱,文件均密封投遞,實現人員“無接觸式配送”。

一本臺賬實現可溯可查。區分類別、主題,全覆蓋建立上級發文、本級文件、各地各部門來文臺賬,及時收集整理其他地區動態信息,做好信息化留存。

二、發文堅持“兩提前兩簡化”,確保合法合規

提前介入發文流程。完善發文申報機制:一方面,堅持未經市委辦公廳審核同意的,不得擅自在文件送審時請示以市委(或市委辦公廳)文件印發;另一方面,堅持關口前移、靠前服務,圍繞發文必要性、合理性等提前溝通把關,對緊急發文開設“綠色通道”辦理。細化在疫情防控期間可發文件的標準和規格,同時靈活用好市政府(或市政府辦公廳)、市級部門聯合發文等多種發文主體。

提前開展前置審核。提請發文前深度介入文件審核,著重把好政治政策關、法律權限關、文字程序關,并將審核意見一次性反饋來文單位,實現改審同步、邊改邊審。原須提請市委常委會會議審議的發文事項,若以各市委常委傳簽方式審定,則同步開展意見征求和合法性審查。

簡化相關材料。改變以往需一次性全套提供發文請示或函、發文申請表、起草說明、合法性審查材料等書面要件的發文模式,情況特別緊急的,經審核符合相關規定后可先行受理,相關實物要件可在一周內補齊。

簡化審簽流程。黨政聯合行文實行同步送簽、雙向反饋、邊簽邊校、簽畢即發,折疊審簽程序,確保急件發文當日完成。

三、擬文堅持“三個模式”,確保高質高效

優化完善專班擬稿模式。打破業務部門先起草代擬稿、層層審簽的常規模式,堅持集中骨干、專班專責,與業務部門一體聯動、協同作業,避免文稿“空轉”、“來回”旅行。

優化完善學習提能模式。堅持深學精讀政策文件、旁聽重要會議、參與領導調研活動,充分研判把握政策風向、形勢變化、領導意圖,同時加強文稿模塊化解析,及時復盤總結和反饋。

優化完善資料儲備模式。加強擬文任務預判,前瞻建立完善信息資料庫,收集整理上級政策、友鄰動態、下級底數,動態更新、云端共享。

四、應急狀態下公文處理應把握好“三對關系”

應急狀態下公文處理雖可“特事特辦”,但總體仍需重點把握好三對關系,確保精細保障、精準服務好黨委科學決策。 

效率與質量的關系。應急狀態下公文處理側重“效率優先”,但在注重“效率”的同時應兼顧“質量”,實現“忙而不亂、忙而不錯”。要全面核準、多方了解背景信息,學會“關起門當領導”,確保擬辦意見表達精準,文件制發“上接天線、下接地氣”。定期“回頭”系統梳理缺少審簽要件的文件,集中統一補簽后歸檔,確保公文處理完整閉環。研究應急狀態下規范性文件前置審核辦法,積極動員專業化力量深度介入文件合法性審查,從源頭上確保政令統一、于法周延。

統籌與協同的關系。應急狀態下既要各司其職,更要樹立“一盤棋”思維,整合資源、凝聚力量、抓好統籌。增加市“四大班子”秘書長聯席會頻次,適時通報工作動態,加強與市政府辦公廳、業務部門溝通聯系,強化協調配合。打破市委辦公廳內各處室業務界限,組建應急工作專項小組一體管理、一體使用,根據任務不同,靈活調整專班人員結構,形成規范有序、分工合理的工作格局,同時科學合理輪崗輪休。強化補位意識,在站好崗、盡好責之時,進一步樹牢“辦公廳是一個整體”的意識,工作中主動相互提醒補位,當好“流動的補丁”。

便捷與保密的關系。應急狀態下實行無紙化辦公和遠程移動辦公,可有效減少紙質文件傳遞周轉時間,提高辦文效率,同時必須確保信息傳輸中保密、留痕、歸檔、銷毀全程安全可靠。建立健全信息化和電子文件管理工作機制,細化應急期間文件保密規定,明確要求使用協同辦公系統、多人視頻會議等信息化方式僅限處理非密公務,定期銷毀文件在網絡的傳輸記錄,重要文件以紙質形式保存歸檔,最大可能地保障公文處理迅速快捷和信息傳輸安全。豐富信息技術手段,探索推行虛擬專用網絡(VPN)技術,實現手機端與電腦端操作功能等同,更好適應應急工作環境和狀態。

  

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